List formalny po angielsku – jak go napisać?

List formalny kojarzy się nam najczęściej z typowym zadaniem maturalnym. Jednak okazuje się, że opanowanie takiej formy wypowiedzi jest  bardzo przydatne w życiu. Chcesz znaleźć wakacyjną pracę w Irlandii? A może zamówiłeś buty w zagranicznym sklepie i chcesz złożyć reklamację? Poniżej znajdziesz zwroty przydatne w tego typu liście formalnym.

Jak rozpocząć i zakończyć angielski list formalny

Napisanie angielskiego listu formalnego rządzi się określonymi prawami. Przede wszystkim nie powinien on zawierać więcej niż 150 słów. Unikamy form skróconych i sformułowań potocznych. Wskazane jest jak najczęstsze użycie strony biernej.

Istnieją też określone reguły rozpoczynania i kończenia takiego listu. Rozpoczynamy zawsze od bezpośredniego zwrotu do odbiorcy, najlepiej umieszczając jego nazwisko i poprzedzając je odpowiednią formą grzecznościową, np. Mrs. Brown lub Mr. Smith. Istotne jest dobranie odpowiedniej formy grzecznościowej.

Jeżeli nie możesz ustalić konkretnego odbiorcy twojego listu, możesz rozpocząć go od słów:

.

Dear Sir/Madam – gdy zwracamy się do mężczyzny lub kobiety, których nazwiska nie znamy

.
Dear Sir or Madam – gdy nie znamy płci ani nazwiska odbiorcy

.
To Whom It May Concern – stosujemy, gdy nie mamy pewności, czy list trafi do jednej osoby, czy może do grupy osób

.

Jak zakończyć list formalny? Podobnie, jak w języku polskim list powinien kończyć się informacją o oczekiwaniu na odpowiedź, pozdrowieniami i podpisem.

.

I look forward to hearing from you – oczekuję na Państwa odpowiedź

Yours faithfully – z poważaniem (stosujemy przeważnie, gdy piszemy do obcej osoby)

Yours sincerely – z poważaniem (stosujemy wówczas, gdy znamy odbiorcę)

Podstawowe sformułowania przydatne w listach formalnych

Listy formalne przydają się w bardzo różnych sytuacjach. Zdarza się, że chcesz zasięgnąć informacji w jakiejś sprawie, wyrazić swój żal albo opinię. Zobacz, jakich sformułowań użyć, aby zrobić to w możliwie jak najbardziej oficjalny sposób.

.

I would be grateful if you would send me some information on… – będę wdzięczny jeśli prześlą mi Państwo informacje o…

If it is possible, could you please send me… – czy mogliby Państwo, jeśli to możliwe, przesłać mi…

I would like to apologize for …– chciałbym przeprosić za…

I must say I agree/disagree… – muszę powiedzieć, że zgadzam się/nie zgadzam się…

After having seen your advertisement, I would like to ask… – po tym jak zobaczyłem Państwa ogłoszenie, chciałbym zapytać…

I would like to kindly ask you to… – chciałbym uprzejmie prosić o…

I received your address from … and would like to know more… – otrzymałam Państwa adres od… i chciałbym dowiedzieć się więcej…

.

Pamiętaj! Podstawową zasadą formalnych listów i komunikatów jest oficjalny styl i zachowanie odpowiednich form grzecznościowych. Choć może nie aż w takiej formie, jak zrobili to autorzy słynnego już listu z przeprosinami opublikowanego na łamach pewnej gazety:

The Ottawa Citizen and Southam News wish to apologize for our apology to Mark Steyn, published Oct. 22. In correcting the incorrect statements about Mr. Steyn published Oct. 15, we incorrectly published the incorrect correction. We accept and regret that our initial regrets were unacceptable and we apologize to Mr. Steyn for any distress caused by our previous apology.

Ottawa Citizen i Southam News przepraszają za przeproszenie Marka Steyna, opublikowane 22 października. Poprawiając niepoprawne informacje na temat pana Steyna, opublikowane 15 października, niepoprawnie opublikowaliśmy niepoprawną poprawkę. Żałujemy, że nasze wcześniejsze wyrażenie żalu było nieakceptowalne i przepraszamy pana Steyna za nieprzyjemności spowodowane poprzednimi przeprosinami.

List formalny w przypadku reklamacji

Gdy piszemy list z prośbą o rozważenie reklamacji (complaint letter), przydadzą się nam następujące angielskie zwroty i sformułowania:

.

I have discovered the following problem with the… – odkryłem następujący problem z…

I am writing to complain about… – piszę w sprawie reklamacji dotyczącej…

I demand a replacement for faulty product – domagam się wymiany wadliwego produktu

I demand a full refund – domagam się pełnego zwrotu kosztów

The product is not of acceptable quality – nie jest to produkt akceptowalnej jakości

It does not work properly – nie działa prawidłowo

.

Musimy być przygotowani, że nie zawsze firma odpowiada po myśli klienta. Przekonał się o tym odbiorca słynnej, krążącej po Internecie odmownej odpowiedzi od punktu skupu złota.

.

Dear Mr. Silentbill,

We are sorry to inform you that the one ounce of Krugerrand gold coins that you sent us are in actual fact chocolate coins in gold foil and would not warrant the £30,000 that you requested.

Our records indicate that this is not the first time you have sent us items which were unsuitable for appraisal. As explained in a previous letter, we could not accept Gold – The Best of Spandau Ballet CD regardless of you stating that Track 1, is the song that you lost your virginity to.

Just to clarify that when we offer to buy gold, it is of the precious metal variety. Seeing as you have failed to grasp this concept, please find a definition of gold below…

Drogi Panie Silentbill,

Z przykrością informujemy, że jedna uncja złotych monet Krugerrand, które pan nam wysłał, to w rzeczywistości czekoladowe monety w złotej folii i nie otrzyma pan za nie 30 000 funtów tak, jak pan oczekuje.

Nasze dane wskazują, że nie jest to pierwszy raz, kiedy wysyła pan nam rzeczy nie nadające się do wyceny. Jak wyjaśnialiśmy w poprzednim liście, nie możemy także przyjąć od pana złotej płyty z największymi hitami Spandau Ballet, bez względu na pańskie zapewnienia, że pierwszy utwór jest piosenką, przy której stracił pan dziewictwo.

Pragniemy wyjaśnić, że nasza oferta skupu złota dotyczy przedmiotów z metalu szlachetnego. Ponieważ widzimy, że nie jest to dla pana zrozumiałe, zapraszamy do zapoznania się z definicją złota poniżej…

Angielski list formalny w sprawie pracy

W liście motywacyjnym (cover letter) sprawdzą się następujące sformułowania:

.

I am writing to ask if you have any vacancies in your company – piszę, aby dowiedzieć się, czy są wolne miejsca pracy w Państwa firmie

I am writing with regard to the advertisement… – piszę w odniesieniu do ogłoszenia…

Please find attached my CV / I enclose my CV – załączam moje CV

I would be grateful if you would keep my CV for any future possibilities – będę wdzięczny jeśli zachowacie Państwo moje CV pod kątem przyszłych możliwości (współpracy)

Thank you for taking the time to consider my application – dziękuję za czas poświęcony na rozważenie mojej aplikacji

Na internetowych forach można znaleźć też listy osób, które miały nieszablonowe pomysły na zwrócenia uwagi na swoją kandydaturę:

.

I refer to the recent death of the Technical Manager at your Company and hereby apply for the replacement of the deceased Manager.

Each time I apply for a job, I get a reply that there's no vacancy but in this case I have caught you red–handed and you have no excuse because I even attended the funeral to be sure that he was truly dead and buried before applying.

Attached to my letter is a copy of my CV and his death certificate.

W odniesieniu do niedawnej śmierci kierownika technicznego w Państwa firmie, niniejszym aplikuję na stanowisko zmarłego.

Za każdym razem, gdy staram się o pracę, otrzymuję odpowiedź, że w firmie nie ma wakatów. Lecz w tym wypadku złapałem was na gorącym uczynku i nie macie żadnych wymówek, bo zanim wysłałem tę aplikację specjalnie uczestniczyłem w pogrzebie, żeby mieć pewność, że on naprawdę nie żyje i został pochowany.

Do listu załączam moje CV oraz jego akt zgonu.